Мы не будем рассматривать случаев, когда автоответчик настраивается где-то на почтовом сервере, расположенном в Тьме-Тараканьей, да еще через вэб-аксесс (доступ к почтовому ящику через Internet Explorer. Прим. Автора).
Пример, который я приведу, основан на использовании Microsoft Outlook 2003 (в более старых версиях шаги могут отличаться, но принцип остается тот-же).

Для начала - краткий ликбез.
В Microsoft Outlook есть такая жутко полезная вещь, как rules - правила. Они позволяют вам настроить поведение почтового клиента при получении или отправке почтового сообщения. Принцип составления правил достаточно прост и выполнятся с помощью мастера правил.
Логика составления же такова:

Получено письмо - от кого - кому - что с ним делать - есть ли исключения?

Таким образом можно настроить удаление в мусорную корзину всех писем, приходящих от вашего офисного спаммера (это тот человек, который обожает отвлекать коллектив от рабочего процесса, рассылая группе «ВСЕ» как минимум по 15-20 писем с всякими картинками, ссылками и прочей лабудой. Прим. автора) всему коллективу, и пропускать только те, что адресованы лично вам. Но об этом в другой статье.

Для начала нам понадобится создать шаблон письма автоответчика (template). Для этого создаем новое письмо с тектом вроде этого:

Thank you for your message.
Unfortunately (ага, как же!) I’m currently on vacation till xxx xxx (когда же я вернусь).
If this is important and urgent you can contact me on my cell phone (щаз!) or contact XXX on his e-mail xxxx@xxxx.xxx

Не пишите ничего в полях “To, СС, ВСС” (а не то все письма с ответом будут сыпаться тому, кого вы укажете в этом поле).

Теперь, когда текст написан сохраняем это письмо (оно сохранится в папку Drafts)

Закрываем письмо, и идем в папку “Drafts”.
Отмечаем сохраненное нами письмо, теперь идем в меню “File” и выбираем “Save As”.
В меню “Save as type” выбираем “Outlook Template” и указываем (а также запоминаем место, куда сохранили).
По умолчанию сохранится в “C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Templates”.
Сохранили? Замечательно!

Итак, в Outlook (не путать с Outlook Express - первый платный и идет в комплекте с Офисом) есть такая вещь, как “Rules and Alerts” (полагаю, что в русской версии она звучит, как Правила и Оповещения). Попасть в нее можно открыв а главном окне меню “Tools” и выбрав “Rules and Alerts”.

Так это выглядит:

Это главное окно правил, и тут отображены все правила, действующие в данный момент в Outlook.
Как видите, я не большой любитель форума Латбема, а уж тем более, всякого спама, который оттуда валится. Поэтому я выставил правило, которое отправляет в мусорку все письма, идущие оттуда (некому мне писать).
Обратите внимание на кнопку “New Rule” - она нам понадобится для создания правила, так что жмем ее!

Появится мастер настройки правил (как эти мастера-колдуны все облегчают).

Тут мы выбираем, что мы хотим делать - создать правило по некоему шаблону, или создать пустое правило. Мы выбираем пустое правило (хватит с нас одного мастера)
Выбираем “Check message when they arrive” и жмем Next.

Откроется окно «Условий» - тут есть где разгуляться. Если создать два шаблона и в одном посылать народ на Юг, а в другом порываться вернуться из отпуска и решить все вопросы сию минуту, то можно создать два правила - одно для начальства, а другое для остального народа. Ну да ладно, мечты....мечты... Итак, отмечаем галочкой пункт “Sent only to me” (таким образом исключаются ответы на массовые рассылки) и жмем “Next”.

Следующее окно спрашивает нас о действиях с письмом: можем перенести его в папку СПАМ!!!, например, или просто тихо его удалить, или переслать кому-нибудь. Но нас интересует “Reply using specific template” - это именно тот шаблон, что мы создали. (“Have server reply using the following message” сработает только если в вашей организации используется Microsoft Exchange - весьма дорогая вещь, стоит заметить. Прим. автора)

Жмем на ссылку “a specific template”. В меню “Look In” выбераем “User Templates in File System”, и открываем наш сохраненный шаблон. Если же вы сохранили его в какую-то другую папку, то жмите Browse и отправляйтесь на поиски.

Теперь окно предыдущего шага должно выглядеть так. Нажимаем “Next”.

Теперь нам предлагается определить исключения из нашего правила (а то как-же, какое же это правил без исключений). Исключения будут и у нас, отмечаем галочкой пункт “Except if the subject or body contains specific words”. Отмечаем и жмем на ссылку “specific words” в окне “Step 2”.

Откроется окно, в котором мы указываем все возможные вариации “vacation, autoreply, out of office” и т.д.
Делается это для того, чтобы не создать петлю. Предположим кто-то очень хорошо отдохнувший приходит из отпуска и забывает снять автоответчик на письма. Этот кто-то посылает вам письмо, на которое получает ответ, дескать вы в отпуске. Не успевает он опомниться, его почтовый клиент уже ответил на ваш ответ, что и этот кто-то в отпуске. Ваш почтовый клиент получает это письмо и отвечает на него, что вы в отпуске. Получается петля - письма будут гулять туда-сюда с максимально возможной скоростью, до тех пор, пока кто-то не разорвет цепочку. Чтобы не вернуться на работу и не увидеть дохлый почтовый ящик с 10000 новых писем и надо указать исключения. Тогда письма, которые будут содержать в тексте вами указанные слова не будут обрабатываться. Все записали? Жмем “ОК” и “Next”.

Teперь даем название этому правилу. Ни в коем случае не ставьте “Run this rule now on messages already in folder name” - это пошлет ответ по шаблону на ВСЕ письма, которые будут в папке “folder name” и будет здорово, если это окажется “Drafts”, а не “Inbox” :) . И жмем “Finish”.

Покажется предупреждение, дескать это правило действует только на почтовом клиенте и не будет работать, если Outlook выключен. Жмем ОК.

И еще раз ОК.

Все, можно начинать делать расписание вашего отпуска! :)

Перейти к рубрике --> Обзоры и статьи